Salles communales

La salle polyvalente

Réglement général de la salle polyvalente
 
I) CONDITIONS D’UTILISATION

La salle polyvalente peut être louée :
- à une association yennoise,
- à une association cantonale (type loi 1901), justifiant d’une existence juridique légale,
- pour des évènements familiaux (anniversaire, mariage, apéritifs, ...)

Chaque cas sera examiné : toute manifestation non associative à caractère lucratif sera interdite (ex : ventes au déballage, repas privés payants ou soirée dansante organisée par des particuliers...).

La salle polyvalente pourra être utilisée à titre gratuit :
- par la CCY pour l’organisation de diverses réunions.
- par les établissements scolaires : écoles élémentaire, maternelle de Yenne et collège Charles DULLIN pour l’exercice d’activités sportives en journée et l’organisation de soirée dansante ou autre, à but lucratif ou non, dans la seule mesure où leurs buts soient de permettre, par le biais des associations (les AIRELLES, de l’école maternelle ou le foyer socio-éducatif), d’améliorer la vie scolaire ou périscolaire des élèves (sorties diverses, activités sportives ou autres).
- aux associations des parents d’élèves de Yenne, pour l’organisation de kermesses, spectacles ou autres.
- aux associations caritatives et humanitaires : Secours Populaire, les Amis de la Dent du Chat, le Téléthon ou autres associations dont le seul but est de venir en aide aux personnes démunies.

Dans tous les cas, Monsieur le Maire décide de la suite à donner à la demande.

1. Avant la manifestation prévue

Dans les trois semaines qui précèdent l’évènement prévu, au plus tard, il faut impérativement venir en Mairie renseigner et signer un acte d’engagement qui précisera la date, l’heure et l’objet de la manifestation que vous souhaitez organiser.

Une fois en possession de ce document signé par le Maire qui aura donné son accord, vous devez, dans un délai de 7 jours impératifs, prendre contact avec le gardien : Mr Gaëtan BARBIER au 06 86 32 56 89 ou le secrétariat de mairie (04 79 36 70 48) pour connaître toutes les modalités liées à l’utilisation de la salle (règlement, état des lieux, remise des clefs,...).

2. Après la manifestation

Comme convenu avec le gardien, vous lui remettrez les clefs en votre possession après avoir fait avec lui un état des lieux après la manifestation.

II) QUELQUES REGLES SOMMAIRES D’UTILISATION

- Au moment du départ : vérifier que toutes les portes soient fermées et que les lampes intérieures et extérieures soient éteintes.
- Utilisation du matériel : prendre soin du matériel de la salle, attendre les instructions pour le gros matériel (réfrigérateur, chambre froide, sonorisation, chauffage).
- Nettoyage : rendre la salle et ses annexes en état de propreté, toutes les tables, chaises et autres matériels utilisés seront nettoyés.

IMPORTANT :
- Interdiction formelle de fumer dans la salle et toutes ses annexes.
- L’accès des animaux est interdit.
- Interdiction formelle de cuisiner dans la salle, le matériel existant ne permet que le réchauffage des plats.

III) CONDITIONS ESSENTIELLES PERMETTANT LA JOUISSANCE DE LA SALLE POLYVALENTE

 Priorité : Rappel pour les associations. Le fait d’avoir réservé une date au calendrier des fêtes du canton courant novembre, ne réserve pas la salle polyvalente. La première association qui aura rempli sont acte d’engagement auprès du secrétariat sera prioritaire. Une autre association qui aurait, elle aussi, l’intention d’utiliser ladite salle le même jour en l’ayant simplement prévu au calendrier des fêtes se verra refuser l’autorisation déjà accordée à la première association.

Assurance : l’utilisateur joindra à l’acte d’engagement une attestation d’assurance (responsabilité civile) et garantissant le remboursement des dégâts qui pourraient être occasionnés pour l’organisation de la manifestation.
- Engagement : La Mairie remettra au demandeur qui viendra le récupérer au secrétariat, son acte d’engagement validé, au plus tard dans les quinze jours précédant la date d’utilisation.

Paiement : en prenant possession de l’acte signé, le demandeur devrait s’acquitter du paiement convenu et également déposer un chèque de caution qui lui sera restitué après la manifestation si aucun problème n’a été signalé par le gardien.

Si vous prévoyez de vendre des boissons, n’oubliez pas de remplir l’imprimé de déclaration d’ouverture de buvette au secrétariat de la mairie et surtout de le récupérer une fois signé par le Maire.

N.B. La prise de possession des lieux n’interviendra sous aucun prétexte si l’un des points susnommés n’était pas respecté.

Autres familles (si autorisation : canton de Yenne, département ou autres départements)
- Pour un jour d’utilisation : 300 € 
  + Matériels culinaires : 100 €  
- Pour deux jours d’utilisation : 600 €
  + Matériels culinaires : 100 €  

MANIFESTATIONS PAYANTES ORGANISEES PAR LES ASSOCIATIONS LOCALES SEULEMENT

La première utilisation pour une manifestation à but lucratif sera gratuite.
A partir de la deuxième utilisation: 160 €  
  + Matériels culinaires : 100 €

ASSOCIATIONS CANTONALES, DEPARTEMENTALES OU AUTRES

Dès la première utilisation : 300 €
  + Matériels culinaires : 100 €

APERITIF

Familles yennoises (tout matériel compris) : 100 €
Autres familles (tout matériel compris) : 200 €

CONGRES, ASSEMBLEES GENERALES OU AUTRES REUNIONS

- organisés par les associations locales gratuit
- organisés par les associations non communales gratuit
- organisés par des organismes privés: 100 €  

Dans tous les cas et pour tous, quelle que soit la nature de l’utilisation, une caution sera versée au moment de la confirmation de la réservation matérialisée par l’acte d’engagement  MONTANT 500 €

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